Наши проекты

Эволюция конгрессов


В последние годы сегмент рынка, связанный с проведением конференций и конгрессов, развивается в нашей стране все более динамично. Этому способствуют постоянное улучшение туристической инфраструктуры, растущий интерес со стороны западных игроков и, конечно же, все более привлекательный и постоянно расширяющийся спектр предложений. Мы постарались разобраться, что сейчас происходит в этом секторе делового туризма в России.

Большинство заказчиков конференций и конгрессов – это успешно и динамично развивающиеся компании и организации, имеющие свой продукт и желающие продвинуть его или получить заказчиков под свои теоретические разработки. Среди них можно выделить медицинские организации, фармацевтические, страховые и риэлторские компании, компании по разработке и внедрению высоких технологий, фирмы из других деловых сфер, работающие с региональными дистрибьюторами или имеющие много собственных офисов в регионах России и СНГ.

Как отмечают в туристической компании "Демлинк", конференции в среднем рассчитаны на четыре-пять дней. В зависимости от цели мероприятия меняется и бюджет: если конференция проводится для сотрудников одной компании или холдинга, то, как правило, выбираются места массового отдыха, но в «низкий» сезон. Средняя стоимость такой поездки не должна превышать $500–550 на человека. Если же цель конференции – обмен опытом и это предполагает участие зарубежных партнеров, предпочтение отдается странам Европы. Такие программы обходятся на 30–40% дороже. Примерно на 10–15% в год растет спрос на смешанные программы: конференция + инсентив. Они позволяют сочетать деловую часть мероприятия и корпоративный отдых. В этом случае многое зависит от взаимоотношений с партнером и отелями, так как во всем мире такие поездки – наиболее дорогие и получить групповые цены на размещение очень сложно.

Клиенты и исполнители
Имеющие недостаток опыта в планировании и проведении конференций и конгрессов «обычные» турфирмы очень часто предлагают клиенту минимальный набор услуг: аренду зала, кофе-брейки и аренду основного оборудования. В результате заказчик вынужден организовывать часть услуг самостоятельно, не имея возможности получить более выгодные цены за счет пакетирования. Стандартный конференц-пакет, предлагаемый специализированными компаниями, состоит из авиаперелета, трансферов, услуг по размещению участников, подготовки информационной и рекламной продукции, аренды конференц-зала и оборудования, питания (трехразовое + кофе-паузы) и визовой поддержки. Зачастую в него входят развлекательные мероприятия, экскурсии, спортивные игры и, конечно же, гала-ужин. Перечень дополнительных услуг включает в себя логистику переездов, VIP-обслуживание, услуги переводчиков, кейтеринг, фото- и видеосъемку, создание интернет-сайта мероприятия с регистрацией участников и мультимедийных презентаций. Всего таких спецуслуг на деловых мероприятиях реализуется от 100 до 250!

По словам генерального директора компании Monomax Congresses & Incentives Валерия Симакова, сегодня на рынке можно выделить два уровня заказчиков. Клиент перового уровня – это опытный, знающий, какого результата он должен достигнуть, точно определивший свою целевую группу, источники финансирования, видящий программу в целом. «Заказчик второго уровня требует множества вариантов от нас, мы – соответственно от раздраженных субподрядчиков (гостиниц, конгресс-центров, переводческих организаций, типографий, транспортных компаний и т.п.). Все прекрасно понимают, что работают «на корзину»: в конце концов заказчик отворачивается от любого варианта бюджета и... переносит мероприятие на неопределенный срок», – рассказывает г-н Симаков.

По единодушному мнению экспертов, для успешной организации конференций и конгрессов очень важны четкое выполнение программы и пунктуальность всех исполнителей. «Программа должна работать как часовой механизм, несмотря на неожиданные пожелания клиентов или обстоятельства, требующие изменений по ходу мероприятия. Справляться с такими ситуациями – основная особенность профессиональных организаторов», – отмечает генеральный директор компании «Евроконтакт Плюс» Анна Кузнецова.

География конференций
Провести конференцию или конгресс сегодня можно почти в любой географической точке земного шара. Из «заморских» направлений в России уже много лет лидерами спроса являются Турция, Кипр и Египет. Сюда выполняется достаточное количество авиарейсов из Москвы и региональных центров, нет визовых барьеров, оптимально соотношение цены и качества. «Искушенные клиенты приглашают своих партнеров даже в Австралию и Новую Зеландию, но это уже эксклюзивный продукт: хлопоты с визами и дорогостоящий перелет – не для массовых выездов», – говорит Анна Кузнецова.

Выбор страны всегда зависит от ряда факторов: цели мероприятия и его продолжительности, числа участников, транспортного сообщения (важны прямые рейсы и продолжительность перелета), бюджета, а также визовых барьеров. Как отмечают в компании «Демлинк», значительную часть конгрессов, отраслевых семинаров и других профильных мероприятий проводят во время выставок, что обусловливает повышенный спрос на конференц-залы и комнаты переговоров в выставочные периоды. Все большую роль играет сбалансированный график переездов между несколькими городами или даже странами. Многие клиенты стремятся совместить корпоративные мероприятия с отдыхом или экскурсионной программой, останавливая свой выбор на курортных регионах и городах с историческими достопримечательностями. Летом большинство заказчиков стремятся организовать конференцию в таком месте, чтобы ее можно было дополнить более активными программами и отдыхом на свежем воздухе.

Очень важно отметить, что место проведения конференций и конгрессов, как правило, связано с областью науки или культуры, соответствующей тематике мероприятия. Так, конгресс по интегрированным навигационным системам (навигация спутников, самолетов, кораблей и т.п.) международного уровня вряд ли может пройти в Мурманске или Ростове: там нет признанных центров разработки данных систем. На территории РФ такие конгрессы проходят только в Санкт-Петербурге, а за пределами нашей страны – в США. По словам г-на Симакова, в России традиционно существуют три географических центра проведения конференций: Москва – центр политики, финансов, науки, культуры, спорта, Санкт-Петербург – центр науки и культуры, а также Екатеринбург – промышленный центр страны. Более 80% всех значимых деловых мероприятий сконцентрировано именно здесь.

При проведении конгресса или конференции в Москве или Подмосковье нельзя рассчитывать на более низкий бюджет. Экономия достигается благодаря отсутствию авиаперелета и визового обслуживания. В свою очередь исполнительный директор компании «Гольфстрим» Иван Тумко отмечает, что зарубежные компании выбирают Россию в тех случаях, когда планируют расширить свой бизнес на этом направлении или когда хотят организовать что-то «оригинальное». «Для большинства иностранцев Россия все еще остается экзотической страной. Это мнение подкрепляют и цены на услуги, которые выставляют наши гостиницы и бизнес-центры», – говорит г-н Тумко.